Datenbank - Wie geht das?

 

Ändern der Versandanschrift für das Bridgemagazin

Neben der vorhandenen Adresse auf den grünen Doppelpfeil klicken. Im sich öffnenden Drop-Down-Menu kann man aus allen vorhandenen Club-und Mitgliederadressen die gewünschte auswählen. Die Adressen sind in folgender Reihenfolge sortiert: Clubadressen, Adressen der Vorstandsmitglieder, Adressen der Erstmitglieder alphabetisch, Adressen der Zweitmitglieder alphabetisch.

Sofern die neue Versandadresse noch nicht im Auswahlmenu erscheint, muss sie zunächst neu angelegt werden (siehe Anlegen von Clubadressen). Nach Auswahl der neuen Lieferadresse auf das rot eingefärbte Speichern klicken. Die neue Versandadresse erscheint dann im Auswahlmenü.

ACHTUNG! Die Versandadressen werden immer am 20. eines Monats an den Verlag gegeben. Später eingegebene Änderungen gelten dann erst ab dem Folgemonat.

 

Ändern der Versandmenge für das Bridgemagazin

Jeder Club erhält automatisch so viele Bridgemagazine, wie er Erstmitglieder hat. Das Mengenfeld neben der Versandadresse ist in diesem Fall leer zu lassen, bei einer Veränderung des Mitgliederbestands erfolgt eine automatische Anpassung. Natürlich besteht die Möglichkeit, die Menge zu reduzieren. Dazu einfach im Feld neben der Versandadresse die reduzierte Menge eingeben und auf das rot eingefärbte Speichern klicken, um die Änderung zu übernehmen. Vor dem Versand wird noch geprüft, dass ein Club nicht mehr Magazine erhält als der Club Erstmitglieder hat.

 

Anlegen von Clubadressen

Unterhalb des vorhandenen Adressblocks auf das grüne Feld Neu klicken. In den sich öffnenden Feldern Land (Deutschland ist vorausgewählt, andere Länder sind möglich), Postleitzahl, Ort und Straße eintragen. Unter Zusätze z.B. den Namen des Veranstaltungslokals eintragen. Sofern es sich um eine eigene Clubadresse handelt, kann dieses Feld freigelassen werden. Die Felder für Längen- und Breitengrad sowie das Bemerkungsfeld sind optional. Auf das rot eingefärbte Hinzufügen klicken, um die Eingaben zu übernehmen.

Eintragen von Längen- und Breitengrad bei den Clubadressen:
Als besonderer Service kann durch Eingabe der Koordinaten des Spielortes dieser auf einer Google-Karte hausnummerngenau dargestellt werden, um Besuchern das Auffinden des Spiellokals zu erleichtern. Für die meisten vorhandenen Spielorte sind die Koordinaten bereits automatisch ermittelt worden, bei Neueinträgen können sie mit erfasst werden, wenn der Kartenservice genutzt werden soll. Dazu einfach auf den kleinen grünen Pfeil neben den beiden Feldern für Länge und Breite klicken, wird dann automatisch ausgefüllt.

 

Anlegen von Personen

In der Übersichtsleiste links unter Personen auf Neu klicken. Wenn Sie eine völlig neue Person anlegen möchten, wählen Sie bitte die Option 1. Bei neuen Zweitmitgliedern oder Personen, die durch frühere Mitgliedschaften schon in der Datenbank vorhanden sind, wählen Sie die Option 2.

Weiteres Vorgehen (Option 1): In der sich öffnenden Übersicht unter Anrede Frau oder Herr auswählen. Vorname und Name sowie ggf. Titel, Adel und Geburtsdatum eintragen.

Danach alle in Frage kommenden Kontaktoptionen ausfüllen. Das Kästchen unter Sammelt Punkte bitte anklicken, wenn es sich um einen CP-Sammler handelt. Die Felder DBV-Nummer und MG-Ausweis zuletzt geschickt werden später von der Geschäftsstelle gefüllt. Auf das rot eingefärbte Speichern klicken.

Im zweiten Schritt dann unter Funktionen auf Neu klicken und den Club der Erstmitgliedschaft eintragen. Alle Clubs (für die Sie berechtigt sind) erscheinen in einem Drop-Down-Menu alphabetisch sortiert nach dem Namen des Clubsitzes. Bitte unbedingt auch das korrekte Eintrittsdatum im Format dd.mm.yyyy (z.B. 28.04.2008) erfassen. Auf das rot eingefärbte Speichern klicken.

Die Daten des neuen Mitglieds sehen Sie normalerweise sofort in Ihren Mitgliederdaten (Ausnahme wenn das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt). Sobald der Datensatz von der Geschäftsstelle geprüft und freigegeben wird, erhält das neue Mitglied auch eine DBV-Nummer und (nach dem jeweils nächsten Drucklauf) einen Mitgliedsausweis.

Weiteres Vorgehen (Option 2): Tragen Sie einfach Ihre Clubnummer in das dafür vorgesehene Feld ein. In das Feld darunter dann die Person(en), die Sie für Ihren Club neu anmelden möchten mit Name, Vorname und (falls bekannt) möglichst auch der DBV-Nummer. Dazu das Eintrittsdatum in Ihren Club und E für Erstmitglied oder Z für Zweitmitglied.

Bitte schreiben Sie möglichst alle Veränderungen in eine Nachricht. Durch Klick auf An die Geschäftsstelle abschicken erhält die Geschäftsstelle eine email mit den zu bearbeitenden Daten. Wir aktualisieren dann den vorhandenen Datensatz nach Ihren Angaben. Dies kann je nach Arbeitsaufkommen 1-2 Wochen dauern. Sobald die Bearbeitung erfolgt ist, sehen Sie die Daten des neuen Mitglieds in Ihrer Mitgliederliste.

 

Ändern von Personendaten

Innerhalb des Personenkontos das zu ändernde Feld auswählen, den neuen Eintrag vornehmen und auf das rot eingefärbte Speichern klicken, um die Änderung zu übernehmen.

 

Anlegen neuer Funktionen/Mitgliedschaften pro Person

Innerhalb des Personenkontos unterhalb der vorhandenen Funktionen auf das grüne Feld Neu klicken. In dem sich öffnenden Drop Down-Menu zunächst die gewünschte Funktion auswählen. Neben Erst- und Zweitmitgliedschaften werden hierüber auch die Vorstandsfunktionen gesteuert. Danach den Club auswählen, in dem die Funktion wahrgenommen wird. Alle Clubs (für die Sie berechtigt sind) erscheinen alphabetisch sortiert nach dem Namen des Clubsitzes. Bitte unbedingt auch das korrekte Eintrittsdatum im Format dd.mm.yyyy (z.B. 28.04.2008) erfassen. Auf das rot eingefärbte Speichern klicken.

 

Beenden von Funktions-/Mitgliedschaftsdaten

Innerhalb des Personenkontos die zu bearbeitende Funktion auswählen und unter “bis” ein Enddatum im Format dd.mm.yyyy (z.B. 28.04.2008) eintragen. Auf das rot eingefärbte Ändern klicken.

Denken Sie daran, dass die Zugriffsrechte auf die Datenbank an die Funktionen gebunden sind, dass also mit Beendigung einer Funktion auch die entsprechenden Zugriffsrechte erlöschen.

 

Wechsel Erst-/Zweitmitgliedschaft

Die zu bearbeitende Mitgliedschaft auswählen und unter “bis” ein Enddatum im Format dd.mm.yyyy (z.B. 28.04.2008) eintragen. Das Kästchen unter Wechsel anklicken und auf das rot eingefärbte Ändern klicken. Die bestehende Erstmitgliedschaft wird beendet, eine Zweitmitgliedschaft beginnt mit dem Folgetag des Austrittstermins und erscheint automatisch. Funktioniert natürlich auch dann, wenn eine bestehende Zweitmitgliedschaft in eine Erstmitgliedschaft umgewandelt wird.

 

Anlegen von Spielterminen

Unterhalb des Feldes Spielorte/ -termine auf das grüne Feld Neu klicken. In sich öffnenden Drop-Down-Menu zunächst die Adresse des Spiellokals auswählen. Wenn keine Auswahl erscheint, muss zunächst die Adresse des Spiellokals eingetragen werden (siehe Anlegen von Clubadressen). Im zweiten Feld den Wochentag auswählen. Im dritten Feld die Uhrzeit in der Form hh:mm eintragen. Unter Kommentar kann z.B. der Rhythmus eingetragen werden: wöchentlich; alle 14 Tage; nur in den Wintermonaten u.ä.. Unter Art dann die Turnierform auswählen. Unter Verantwortlich können bis zu zwei Kontaktpersonen für Anmeldungen bzw. Auskünfte zu den Spielterminen eingetragen werden. Alle Clubmitglieder erscheinen alphabetisch sortiert zur Auswahl im Drop-Down-Menu. Zum Schluss auf das rot eingefärbte Übernehmen klicken.

 

Ändern von Spielterminen

Bei den bereits vorhandenen Einträgen das Feld auswählen, das geändert werden soll, z.B. die Uhrzeit. Die neue Zeit eintragen und auf das rot eingefärbte Speichern klicken.

 

Mitgliederübersicht

In der Clubmaske unter Clubvorstand findet sich die Übersicht aller Clubmitglieder, aufgegliedert nach Erstmitgliedern/Zweitmitgliedern/Punktesammler/Junioren(bereits in der Zahl der Erstmitglieder enthalten)/Alle. Durch einen Klick auf entweder die Bezeichnung (also z.B. Erstmitglieder) oder die entsprechende Zahl erscheint eine Übersicht z.B. aller Erstmitglieder im Club, alphabetisch sortiert nach Familiennamen.

 

Mitgliederliste

Durch einen Klick auf das grüne Feld “Liste aller Mitglieder” rechts neben den Vorstandsdaten erhält man eine Exceldatei mit den Daten aller Mitglieder im Club. Diese Datei kann auf dem eigenen Rechner gespeichert und zur Mitgliederverwaltung genutzt werden.

 

Je nach Berechtigung besteht die Möglichkeit, zwischen Club- und Personenebene hin- und her zu wechseln. Dafür z.B. in der Mitgliederübersicht auf eine Person klicken, um die Daten für dieses Mitglied anzuzeigen. Durch einen Klick auf den Club, kommt man dann wieder zurück auf die Clubmaske.

Kommunikationsadresse

 

In der Regel läuft die Kommunikation mit dem Club immer über den Vorsitzenden. Sollte dies nicht gewünscht sein, weil der Club z.B. eigene Räumlichkeiten hat, kann in der Clubmaske unterhalb der Versandadresse für das Bridgemagazin eine bevorzugte Kommunikationsadresse eingetragen werden.

Dazu auf den grünen Doppelpfeil neben Kommunikation klicken. Im sich öffnenden Drop-Down-Menu kann man aus allen vorhandenen Club-und Mitgliederadressen die gewünschte auswählen. Die Adressen sind in folgender Reihenfolge sortiert: Clubadressen, Adressen der Vorstandsmitglieder, Adressen der Erstmitglieder alphabetisch, Adressen der Zweitmitglieder alphabetisch. Sofern die neue Versandadresse noch nicht im Auswahlmenu erscheint, muss sie zunächst neu angelegt werden (siehe Anlegen von Clubadressen). Nach Auswahl der Kommunikationsadresse auf das rot eingefärbte Speichern klicken.

 

Detaillierte Masterpunktabfrage + Urkundendruck

Nach dem Einloggen, in den entsprechenden Personendaten auf die dort aufgeführten Masterpunkte klicken (unterhalb des Feldes für Notizen, ca. mittig und direkt neben dem Häkchen unter „sammelt Clubpunkte“). Zeitraum und Herkunft der Clubpunkte, sowie der Status der Registrierung (geprüft: ja/nein) werden dann im Detail angezeigt.

Urkundendruck: Auf Wunsch, über diese Detail-Ansicht unten rechts „Urkunde erstellen lassen“ anklicken und Druckauftrag erteilen.

 

Ändern des Passworts

In den Personendaten unter „Passwort“ (untere Mitte, rechts neben der DBV-Nummer) auf „Ändern“ klicken, gewähltes Passwort eintragen und abspeichern. Sofern das Passwort nach einer Änderung einmal vergessen wurde, stellt die DBV-Geschäftsstelle auf Anfrage ein neues Passwort zur Verfügung

Club-Nachrichten für die Homepage

Die Datenbank bietet jetzt allen Clubs die Möglichkeit, eigene Nachrichten auf den Clubseiten des DBV zu veröffentlichen. So können beispielsweise Nachrichten zu folgenden Themen eingestellt werden: Spieltag fällt aus, Einladung zur Hauptversammlung, Bericht über Weihnachtsfeier mit Fotos, Ausflüge…

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie als Vorstandsmitglied eingeloggt sein. Im internen Bereich finden Sie in der Übersichtsseite Ihres Clubs die Funktion „Club-News für die Webseite“, dort dann „Neue Nachricht“ auswählen und den Text verfassen. Solange der Text noch in Vorbereitung ist, bitte darauf achten, dass die Anzeige-Funktion auf „nein“ steht. Der Text bleibt dann offline und nur ist für Sie selbst sichtbar. Sobald „ja“ ausgewählt wird, ist die Nachricht auf der DBV-Homepage in der Nachrichtenseite Ihres Clubs für alle Besucher einsehbar. Außerdem sind die Nachrichten aller Clubs im Bereich Aktuelles zu finden. Für zeitlich begrenzte Nachrichten (wie z.B. die Einladung zu einem Turnier) kann die Anzeige-Funktion direkt durch die Eingabe eines Datums geregelt werden. So verbleiben auch ältere News im Archiv und brauchen nicht extra gelöscht zu werden.

Bilder können direkt in der Nachricht verlinkt werden. Dafür rechts oben auf Datei durchsuchen und die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner auswählen, ggf. einen Namen vergeben und das dann rot eingefärbte Neues Bild hochladen anklicken. Bitte Bilder im jpeg-Format verwenden. Die Dateigröße sollte möglichst nicht über 200 KB liegen. Für jedes weitere Bild entsprechend wiederholen.

Außerdem können im Bereich Dokumente (unten auf der Seite) weitere Dateien wie z.B. eine Ausschreibungs- oder Einladungs-Datei verlinkt werden. Dafür auf Datei durchsuchen und die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner auswählen, ggf. einen Namen vergeben und das dann rot eingefärbte Neues Dokument hochladen anklicken. Für jedes weitere Dokument entsprechend wiederholen.